Ein Kunde schickt nach einem Projekt eine großzügige E-Mail. Die Nachricht würde perfekt auf Ihre Website passen, also kopiert jemand sie in eine Testimonial-Karte und fügt das Foto des Kunden von LinkedIn hinzu. Aus einer freundlichen Nachricht ist stillschweigend eine öffentliche Empfehlung mit identifizierenden Informationen geworden.
Ein Formular zur Einverständniserklärung kann solche Missverständnisse verhindern, ist aber nur dann nützlich, wenn es die tatsächlich geplante Verwendung beschreibt. Ein allgemeiner Satz über Marketingrechte ersetzt kein klares Gespräch über das Zitat, die Namensnennung und die Veröffentlichungskanäle.
Vereinbaren Sie das tatsächliche Zitat und die Identität
Senden Sie eine Freigabeanfrage, die die geplante Veröffentlichung leicht überprüfbar macht. Fügen Sie Folgendes bei:
- das genaue Zitat, wobei etwaige Kürzungen bereits ersichtlich sind;
- den Namen und die Funktion, die Sie angeben möchten, unter Verwendung der bevorzugten Schreibweise des Kunden;
- jeden Firmennamen, jedes Logo oder Foto, mit der Genehmigung der entsprechenden Person;
- die Orte, an denen das Material erscheinen wird, wie z. B. die Website oder eine Verkaufspräsentation;
- jede geplante Übersetzung, Zuschnitt oder sonstige Bearbeitung, die sich auf die Darstellung auswirken könnte.
Halten Sie diese Details zusammen. Ein Kunde sollte nicht mehrere Dateiversionen öffnen müssen, um herauszufinden, was er gerade freigibt.
Die Die Beratung der ASA zu Werbeaussagen und Testimonials erklärt, dass Werbetreibende eine Erlaubnis und Nachweise benötigen und dass ein Testimonial nicht jede darin enthaltene Wirksamkeitsbehauptung belegen kann. Die Genehmigung zur Verwendung von Worten und die Nachweise für die Behauptung sind verwandte, aber unterschiedliche Fragen.
Ein Kunde kann einen Bericht über seine Erfahrungen freigeben, ohne befugt zu sein, eine umfassendere Unternehmenswerbung zu autorisieren. Halten Sie die Namensnennung in einem angemessenen Verhältnis zu dem, was tatsächlich vereinbart wurde.
Beschreiben Sie die Kanäle und den Zweck
Geben Sie an, ob das Zitat auf einer öffentlichen Website, in Verkaufsmaterialien, per E-Mail oder in der Werbung erscheinen wird. Wenn Sie mehrere Verwendungszwecke planen, listen Sie diese klar auf. Geben Sie an, ob Sie das Zitat kürzen, übersetzen oder mit einem Foto kombinieren möchten.
Wenn Sie sich bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auf eine Einwilligung stützen, ist die Erklärung des ICO zur gültigen Einwilligung Dies ist ein nützlicher Referenzpunkt für das Vereinigte Königreich: Die Person muss eine echte, informierte Entscheidung treffen können. Die maßgebliche Rechtsgrundlage und die Anforderungen hängen von den jeweiligen Umständen und dem Markt ab; eine Vorlage für Erfahrungsberichte ist keine universelle Lösung für Datenschutzfragen.
Für Kunden in Deutschland oder anderen EU-Ländern müssen die geltenden Anforderungen an Datenschutz, Bildrechte und Werbung geprüft werden. Berücksichtigen Sie auch die entsprechenden Datenschutz- und Werberegeln für Australien und die Vereinigten Staaten. Eine internationale Website sollte nicht davon ausgehen, dass eine für ein Land verfasste Zustimmungserklärung alle Verwendungszwecke an anderen Orten abdeckt.
Führen Sie Aufzeichnungen, mit denen Ihr Team arbeiten kann
Dokumentieren Sie, was der Kunde gesehen hat, was er genehmigt hat und wann dies geschah. Bieten Sie dem Kunden einen einfachen Kontaktweg für Korrekturen oder Rückfragen. Vereinbaren Sie, wie Ihr Unternehmen mit der Bitte um Einstellung der zukünftigen Nutzung umgeht und was praktisch an bereits verbreiteten Materialien geändert werden kann.
Die Der Leitfaden des ICO zur Einholung und Verwaltung von Einwilligungen erläutert, wie wichtig es ist, den Nachweis einer Einwilligung aufzubewahren und diese im Laufe der Zeit zu verwalten. Diese Aufzeichnungen sollten für die für die Veröffentlichung verantwortlichen Personen zugänglich sein und nicht im Posteingang eines ehemaligen Mitarbeiters untergehen.
Überprüfen Sie die Namensnennung, wenn ein Kunde den Arbeitsplatz wechselt oder sich die Dienstleistung wesentlich ändert. Eine alte Genehmigung sollte nicht als Erlaubnis betrachtet werden, das Zitat mit einem anderen Produkt oder einer neuen Werbeaussage zu verknüpfen.
Verknüpfen Sie die Erlaubnis mit der veröffentlichten Version
Bevor Sie ein manuelles Kundenfeedback zum Reviews Widget der Mirror App hinzufügen, gleichen Sie es mit dem genehmigten Text und der Identität ab. Speichern Sie die Genehmigung in Ihren eigenen Unterlagen und notieren Sie, wo das Zitat verwendet wird. Dies ist eine redaktionelle Kontrolle, die Ihr Team ausübt; die bloße Anzeige des Erfahrungsberichts stellt für sich genommen noch keinen Nachweis dar, dass eine Erlaubnis eingeholt wurde.
